PADANG, HARIANHALUAN.ID — Pemerintah Provinsi (Pemprov) Sumatera Barat melalui Dinas Pendidikan (Disdik) Sumbar menggelar Bimbingan Teknis (Bimtek) Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) di Hotel Axana, Selasa (12/11/24).
Aplikasi Srikandi diharapkan mampu menyederhanakan pengarsipan naskah surat dinas. Dalam sambutannya, Kepala Disdik Sumbar, Barlius mengatakan, Srikandi merupakan sebuah inovasi di bidang kearsipan yang bertujuan untuk mendigitalisasi pengarsipan surat agar surat-surat yang sudah diarsipkan tersebut tidak bertumpuk dan mudah ditelusuri sehingga tidak memakan waktu serta ketahanannya relatif tinggi.
“Seperti yang sama-sama kita ketahuan, ciri khas sebuah kantor pemerintahan adalah, banyaknya arsip dan dokumen manual yang bertumpuk dan membutuhkan tempat. Dengan aplikasi Srikandi ini, hal itu bisa disederhanakan dengan mengarsipkan surat-surat tersebut dalam satu tempat sehingga tidak bertumpuk dan lebih mudah ditelusuri,” kata Barlius, Selasa (12/11/24).
Pengarsipan surat dalam aplikasi Srikandi, sambungnya merupakan terobosan Pemprov yang sudah berjalan sejak 1 September 2023 sebagai upaya mewujudkan salah satu tujuan digitalisasi yaitu paperless yang nantinya akan berdampak pada penghematan penggunaan kertas dan alat tulis kantor.
“Penggunaan aplikasi ini sudah digencarkan melalui surat edaran Gubernur Sumbar 127 /Ed/Gsb-2023 tanggal 28 Juli 2023 tentang Penerapan Aplikasi Srikandi di lingkungan Pemprov Sumbar. Semua perangkat daerah di lingkungan Pemprov Sumbar telah menggunakan aplikasi Srikandi dan tidak lagi membuat dan menerima surat secara tertulis menggunakan kertas,” katanya.
Disdik Sumbar, Ujar Barlius, turut berbenah dan segera menggunakan Srikandi dengan melakukan pelatihan penggunaan Srikandi sejak Oktober 2023 dengan mengundang kepala tata usaha dan konseptor pada cabang dinas pendidikan guna diteruskan penerapan dan penggunaannya kepada satuan pendidikan di wilayah kewenangan masing-masing.
Barlius mengatakan, saat ini Disdik Sumbar memiliki delapan Cabang Dinas Pendidikan yang mengelola SMA, SMK dan SLB di wilayah kewenangan masing-masing. Hingga saat ini, tercatat 742 sekolah negeri maupun swasta yang berada dalam kewenangan Disdik Sumbar dengan jumlah ASN lebih kurang 12.000 orang.
“Dengan kuantitas sekolah dan ASN yang dikelola oleh Disdik Sumbar, tentunya berbanding lurus dengan kuantitas dokumen yang dibuat dan diarsipkan. Oleh karena itu, pemberdayaan aplikasi Srikandi di lingkungan Disdik diharapkan mampu memberikan perubahan besar,” tuturnya.
Di lingkungan internal kantor Disdik sendiri, sambungnya, penggunaan Srikandi sudah dilaksanakan secara optimal dengan mendaftarkan semua ASN di lingkungan kantor Disdik sebagai pengguna Srikandi sehingga semua ASN bisa membuat naskah surat di aplikasi tersebut.
“Kita sudah optimalkan penggunaan Srikandi di SMA, SMK dan SLB negeri dan swasta se-Sumbar. Dampaknya sangat terasa, diantaranya memangkas waktu penerbitan dan mempersingkat waktu pengiriman surat serta penghematan pemakaian kertas,” kata Barlius.
Dikatakannya, sosialisasi penerapan Srikandi sudah dilaksanakan oleh Tim Admin Srikandi Dinas Pendidikan berkolaborasi dengan Tim Admin Srikandi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat ke Sekolah-sekolah di Kabupaten/ Kota melalui koordinasi Cabang Dinas Pendidikan.
“Sosialisasi tersebut kita tindak lanjuti dengan menggelar Bimtek yang dilaksanakan pada hari ini dengan melibatkan 100 orang peserta yang terdiri dari konseptor, verifikator dan pengelola tata naskah dinas di lingkungan dinas pendidikan, cabang dinas, SMA, SMK, dan SLB Negeri se-Kota Padang,” ujarnya. (*)