LUBUK SIKAPING, HARIANHALUAN.ID – Bawaslu Kabupaten Pasaman terus memperkuat tata kelola kelembagaan melalui peningkatan kualitas administrasi dan pengelolaan arsip. Komitmen tersebut diwujudkan dengan menggelar Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan di Media Center Bawaslu Kabupaten Pasaman, Senin (27/7/2026).
Kegiatan ini menjadi bagian dari upaya Bawaslu Kabupaten Pasaman dalam mewujudkan administrasi yang tertib, profesional, dan akuntabel. Selain itu, pengelolaan arsip yang baik dinilai menjadi salah satu faktor penting dalam mendukung efektivitas pelaksanaan tugas pengawasan pemilu dan pemilihan.
Rapat dibuka secara resmi oleh Ketua Bawaslu Kabupaten Pasaman, Rini Juita, M.A. Dalam sambutannya, ia menegaskan bahwa ketatausahaan dan kearsipan bukan sekadar pekerjaan administratif, tetapi merupakan fondasi utama dalam membangun tata kelola kelembagaan yang profesional.
Menurut Rini Juita, arsip merupakan sumber informasi sekaligus bukti autentik atas seluruh aktivitas kelembagaan. Karena itu, setiap dokumen harus dikelola secara tertib, sistematis, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Ia juga mengajak seluruh jajaran sekretariat Bawaslu Kabupaten Pasaman untuk meningkatkan kesadaran dan kedisiplinan dalam mengelola administrasi serta arsip. Dengan pengelolaan yang baik, akuntabilitas lembaga akan semakin kuat dan pelayanan administrasi dapat berjalan lebih efektif.
“Pengelolaan arsip yang tertib merupakan bagian dari upaya menjaga akuntabilitas lembaga serta memudahkan penyediaan data dan informasi dalam mendukung pelaksanaan tugas pengawasan,” ujar Rini Juita.
Pada sesi pertama, peserta mendapatkan materi dari Sri Afni, Staf Arsiparis Bawaslu Provinsi Sumatera Barat. Ia memaparkan berbagai aspek mengenai pengelolaan ketatausahaan dan arsip dinamis di lingkungan Bawaslu sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dalam paparannya, Sri Afni menjelaskan dasar hukum pengelolaan arsip, tugas dan fungsi unit pengolah serta unit kearsipan, hingga mekanisme pengelolaan arsip aktif, arsip inaktif, arsip vital, alih media arsip, dan penyusutan arsip sesuai Peraturan Bawaslu.
Ia juga menekankan pentingnya pemberkasan yang benar, klasifikasi arsip yang sesuai, penyimpanan dokumen secara sistematis, serta penyusunan daftar arsip aktif. Langkah tersebut dinilai sangat penting untuk menciptakan tertib administrasi sekaligus memudahkan pencarian dokumen saat diperlukan.
Sesi berikutnya diisi oleh Febi Prianti Putri, A.Md., S.H. yang menyampaikan materi mengenai Manajemen Arsip Inaktif. Materi tersebut memberikan pemahaman kepada peserta mengenai tahapan penyusutan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
Febi menjelaskan bahwa penyusutan arsip dilakukan melalui pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya, serta penyerahan arsip statis berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Seluruh proses tersebut harus dilakukan sesuai prosedur agar pengelolaan arsip tetap aman dan memiliki kepastian hukum.
Melalui materi yang disampaikan, peserta diharapkan mampu menerapkan tata kelola arsip yang efektif dan efisien dalam pelaksanaan tugas sehari-hari. Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya meningkatkan kualitas administrasi, tetapi juga mendukung pelayanan kelembagaan yang lebih optimal.
Rapat ini juga menjadi wadah untuk menyamakan pemahaman seluruh jajaran sekretariat mengenai pentingnya administrasi yang tertib sebagai bagian dari penguatan kelembagaan Bawaslu Kabupaten Pasaman dalam menghadapi berbagai tahapan kepemiluan ke depan.
Bawaslu Kabupaten Pasaman berharap kegiatan ini dapat meningkatkan kapasitas sumber daya manusia di bidang ketatausahaan dan kearsipan sehingga seluruh dokumen kelembagaan dapat dikelola secara profesional, aman, mudah diakses, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Kegiatan tersebut dihadiri oleh Ketua Bawaslu Kabupaten Pasaman Rini Juita, M.A., Anggota Bawaslu Kabupaten Pasaman Zaini Afandi, S.Kom., Koordinator Sekretariat Susi Nofenti, S.E., serta seluruh staf sekretariat Bawaslu Kabupaten Pasaman. Dengan adanya kegiatan ini, Bawaslu Kabupaten Pasaman menegaskan komitmennya untuk terus membangun tata kelola administrasi yang modern, akuntabel, dan profesional sebagai bagian dari penguatan kelembagaan
